人材派遣会社の個人情報を守るセキュリティ対策｜応募受付から削除まで

人材派遣業を営む中で、登録者の大切な個人情報や履歴書の管理に、不安を感じていませんか？

人材派遣会社では、応募フォームで受け取った履歴書や職務経歴書を社内で保管し、必要な情報を派遣先と共有した後、保存期限に沿って削除します。

この記事では、人材派遣会社の経営者や個人情報の管理担当者に向けて、応募受付から契約終了後の削除まで、各場面の漏えいリスク、具体策、確認方法をご紹介します。

セキュリティー診断さん

履歴書って、名前も住所も電話番号も全部入ってるよね…。 もし漏れたらって考えると、すごく怖いな…。

登録者情報を守る4つの取扱手順

氏名、住所、電話番号、学歴、職歴が記載された履歴書や職務経歴書は、攻撃者に狙われやすい情報です。

求人フォームや管理画面が侵害されると、登録者情報の流出だけでなく、改ざんした求人ページから応募者を偽サイトへ誘導されるおそれもあります。

情報が移動する順番に沿って確認すると、抜けを見つけやすくなります。

1. 応募受付：求人フォームから安全に受け取る

想定される漏えい：

公開中の求人フォームやWebシステムに技術的な弱点があると、入力内容を盗み見られたり、管理画面へ不正に入られたりする可能性があります。

具体策：

Webサイトを動かすソフトウェアを最新にし、管理画面には長く使い回していないパスワードと多要素認証を設定します。

多要素認証は、パスワードに加えて確認コードなどを求める仕組みで、玄関の鍵を二つにするように不正ログインを防ぎやすくします。

確認方法：

Webサイトの管理画面で更新状況と多要素認証の設定を確認します。

公開フォームやWebシステムは、外部から受けるWeb診断を組み合わせ、技術的な弱点がないか確かめます。

2. 社内保管：閲覧できる人を必要な担当者に限る

想定される漏えい：

担当外の社員も登録者管理システムや共有フォルダを閲覧できると、誤送信や持ち出しが起きたときの影響が広がります。

退職者のアカウントが残っている場合も同様です。

具体策：

履歴書を閲覧できる権限を採用・派遣業務に必要な人だけへ限定し、退職者や異動者のアカウントを速やかに停止します。

鍵に当たるのがアクセス権で、誰が開けたかという足跡に当たるのが操作ログです。

確認方法：

登録者管理システムの利用者一覧と現在の担当者一覧を照合します。

権限、最終ログイン、操作ログの確認画面を開き、不要な利用者や不自然な閲覧がないかを記録します。

3. 派遣先との共有：送る情報と方法を決める

想定される漏えい：

履歴書を宛先確認なしでメール添付したり、誰でも開ける共有リンクを使ったりすると、誤送信や転送によって情報が意図しない相手へ届く可能性があります。

具体策：

派遣先へ共有する情報を業務上必要な範囲に絞り、会社で承認した送付方法を使います。

送信前の宛先確認、共有相手の指定、有効期限の設定、送信記録の保管を手順に含めます。

確認方法：

実際の送付画面で、閲覧者と有効期限を確認します。

直近の送付記録を見て、誰が、誰に、何を送ったか追える状態かも確かめます。

セキュリティー診断さん

なるほど！ 派遣先へ送る情報を必要な範囲に絞って、誰が何を送ったか記録することが大切なんだね！

4. 契約終了後：不要なアカウントと古い履歴書を処理する

想定される漏えい：

契約終了後も派遣先共有用のアカウントや古い履歴書が残ると、不要な情報へ長期間アクセスできる状態になります。

具体策：

保存期限と削除担当者を決め、期限を迎えた履歴書や職務経歴書を削除します。

退職者、異動者、契約を終えた共有先のアカウントや権限も停止します。

確認方法：

月ごとに削除対象一覧と利用者一覧を確認し、削除日、停止日、確認者を記録します。

継続的な教育と情報共有には、社員の行動を変えるセキュリティ文化の作り方も役立ちます。

求人フォームなどWeb上の入口は専門診断で確認する

社内保管の権限、派遣先への送付方法、保存期限、削除記録は、会社側で管理する項目です。

一方、求人フォーム、応募者用ログイン、登録者向けWebシステムは、履歴書や職務経歴書などの個人情報が会社へ入ってくる場所です。

通常どおり送信やログインができていても、想定外の入力を受けたときの動作や、認証・権限の不備までは画面を見ただけでは判断できません。

自社だけで安全性を判断するのが難しく、不安を感じる場合は、外部から確認できる範囲を専門家へ任せると整理しやすくなります。

こうした外部公開Webシステムの技術的な弱点は、専門診断で確認すると問題のある画面や機能を特定しやすくなります。

『セキュリティー診断さん』は、求人フォームや外部公開Webシステムを対象に、技術的な弱点を確認するWeb診断サービスです。

診断するWebシステムの範囲を整理する

まず、応募者情報を受け取る求人フォーム、応募者用ログイン、登録者向けWebシステムを洗い出します。

応募者情報の受け渡しにAPIを利用している場合は、そのAPIも確認対象へ含めます。

自社で判断しにくい範囲を整理して『セキュリティー診断さん』へ伝えると、診断対象を制作会社やシステム開発会社とも共有しやすくなります。

セキュリティー診断さん

求人フォームが普通に使えていても、技術的な弱点がないとは画面だけで判断できないんだね。 応募者情報が入る場所を整理して、専門診断で確認してもらおう！

診断結果を制作会社・開発会社へ渡して修正する

診断結果では、問題が見つかった画面や機能、危険度、想定される影響、推奨される対応を確認します。

『セキュリティー診断さん』の診断結果を修正依頼に活用すれば、制作会社やシステム開発会社へ対象箇所を具体的に伝えられます。

対応は次の順で進めます。

1. 問題が見つかった画面や機能を確認する
2. 危険度と応募者情報への影響を確認する
3. 診断結果を制作会社やシステム開発会社へ渡して修正を依頼する
4. 修正後に指摘箇所を再確認し、対応内容を社内で記録する

修正内容が難しく感じる場合も、対象の求人フォームやログイン画面、指摘内容、希望する対応期限をまとめて制作会社へ伝えます。

修正後の再確認まで行うことで、指摘された弱点へ対応できたかを確かめ、次回の確認にも使える記録を残せます。

応募者情報が入るWeb上の入口から確認する

まずは、応募受付、社内保管、派遣先との共有、契約終了後の削除について、担当者と確認方法を決めましょう。

そのうえで、応募者情報が最初に入る求人フォームや登録者向けWebシステムは、画面操作だけでは分からない技術的な弱点を専門診断で確認します。

問題が見つかったら、診断結果を制作会社やシステム開発会社へ渡して修正を依頼し、修正後の状態と対応記録まで確認してください。

自社の求人フォームや登録者向けWebシステムに弱点がないか確認するなら、『セキュリティー診断さん』のWeb診断を活用できます。

セキュリティー診断さん

ヨシ！ 応募者情報が入るWeb上の入口を診断して、問題があれば制作会社に修正を頼めばいいんだね！ これなら社長にも提案できそう！ (๑•̀ㅂ•́)و✧