人材派遣会社の個人情報を守るセキュリティ対策｜応募受付から削除まで

人材派遣業では、履歴書や職務経歴書など、登録者の大切な個人情報を日々扱います。

「今の管理方法で本当に大丈夫だろうか」と、不安に感じることもあるのではないでしょうか。

こうした情報は、応募フォームで受け取り、社内で保管し、必要な範囲で派遣先と共有したあと、保存期限に沿って削除するのが一般的です。

この記事では、人材派遣会社の経営者や個人情報の管理担当者に向けて、応募受付から契約終了後の削除まで、どのような漏えいリスクがあるのか、どう対策し、何を確認すればよいのかをご紹介します。

セキュリティー診断さん

履歴書って、名前も住所も電話番号も全部入ってるよね…。 もし漏れたらって考えると、すごく怖いな…。

登録者情報を守るために確認したい4つの場面

履歴書や職務経歴書に記載されている氏名、住所、電話番号、学歴、職歴などは、どれも悪用されるおそれのある大切な個人情報です。

求人フォームや管理画面が不正アクセスを受ければ、登録者情報が流出するだけでなく、改ざんされた求人ページから応募者を偽サイトへ誘導される可能性もあります。

応募受付から削除まで、情報が動く順番に沿って見ていくと、見落としを防ぎやすくなります。

1. 応募受付：求人フォームから安全に受け取る

公開中の求人フォームやWebシステムに技術的な弱点があると、入力内容を盗み見られたり、管理画面へ不正に入られたりする可能性があります。

具体策：

Webサイトを動かすソフトウェアは最新の状態に保ち、管理画面には長く、使い回していないパスワードと多要素認証を設定しましょう。

多要素認証は、パスワードに加えて確認コードなどでも本人確認をする仕組みです。

玄関の鍵を二重にするようなイメージで、不正ログインの防止に役立ちます。

確認方法：

Webサイトの管理画面を開き、ソフトウェアの更新状況や多要素認証の設定を確認しましょう。

公開しているフォームやWebシステムはWeb診断も活用し、外部から見える技術的な弱点がないか確かめます。

2. 社内保管：閲覧できる人を必要な担当者に限る

担当外の社員まで登録者管理システムや共有フォルダを閲覧できる状態では、誤送信や持ち出しが起きた際に被害が広がりやすくなります。

退職した人のアカウントが残っている場合も同じです。

具体策：

履歴書を閲覧できる権限は、採用や派遣業務に必要な担当者だけに絞りましょう。

退職者や異動者のアカウントも、速やかに停止します。

アクセス権は、「誰が情報を開けるか」を決める鍵のようなものです。

操作ログを確認すれば、「誰がいつ見たのか」という記録も追えます。

確認方法：

登録者管理システムの利用者一覧と、現在の担当者一覧を見比べましょう。

権限や最終ログイン、操作ログも確認し、不要な利用者や不自然な閲覧がないかを確かめます。

3. 派遣先との共有：送る情報と方法を決める

履歴書を宛先確認なしでメールに添付したり、誰でも開ける共有リンクを使ったりすると、誤送信や転送によって意図しない相手へ情報が届く可能性があります。

具体策：

派遣先へ送る情報は、業務に必要な範囲に絞り、会社で決めた方法で共有しましょう。

送信前の宛先確認、共有相手の指定、有効期限の設定、送信記録の保管も手順に含めておくと安心です。

確認方法：

実際の送付画面で、誰が閲覧できるのか、有効期限はいつまでなのかを確認します。

直近の送付記録を見て、「誰が、誰に、何を送ったのか」を後から確認できる状態かも確かめましょう。

セキュリティー診断さん

なるほど！ 派遣先へ送る情報を必要な範囲に絞って、誰が何を送ったか記録することが大切なんだね！

4. 契約終了後：不要なアカウントと古い履歴書を処理する

契約終了後も派遣先共有用のアカウントや古い履歴書が残っていると、必要のない情報へ長くアクセスできる状態が続いてしまいます。

具体策：

保存期限と削除する担当者をあらかじめ決め、期限を迎えた履歴書や職務経歴書を削除しましょう。

退職者、異動者、契約を終えた共有先のアカウントや権限も停止します。

確認方法：

月ごとに削除対象の一覧と利用者一覧を確認し、削除日、停止日、確認者を記録しておきましょう。

継続的な教育や社内での情報共有には、社員の行動を変えるセキュリティ文化の作り方も役立ちます。

求人フォームは専門診断で確認し、結果を修正につなげる

社内での閲覧権限や派遣先への送付方法などは、自分たちでも見直しやすい部分です。

でも、求人フォームや応募者用ログイン、登録者向けWebシステムには、画面を見ただけではわからない技術的な弱点が潜んでいることがあります。

こうしたWeb上の入口は、専門診断を活用して安全性を確認しておくと安心です。

まずは、応募者情報を受け取る求人フォームやログイン画面など、診断してもらいたい範囲を確認しましょう。

たとえば『セキュリティー診断さん』なら、応募者が使う求人フォームやログイン画面を調べて、情報漏えいや不正アクセスにつながる問題がないか診断できます。

問題が見つかった場合は、その診断結果を制作会社やシステム開発会社への修正依頼にも活用できます。

問題のある場所や対応方法が示されるため、どこを直してほしいのかも伝えやすくなるでしょう。

修正後は指摘された部分をもう一度確認し、対応内容も社内に記録しておくと、その後の管理にも役立ちます。

セキュリティー診断さん

求人フォームが普通に使えていても、技術的な弱点がないとは画面だけで判断できないんだね。 応募者情報が入る場所を整理して、専門診断で確認してもらおう！

応募者情報を安心して扱える体制を整えておこう

履歴書や職務経歴書には大切な個人情報が詰まっているため、受け取りから削除まで、安心して扱える仕組みを整えておくことが欠かせません。

社内の管理方法に加えて、応募者情報が最初に入る求人フォームやログイン画面の安全性を確認することも大切です。

画面を見ただけではわからない問題が気になる場合は、『セキュリティー診断さん』のようなWeb診断に専門的な確認を任せる方法もあります。

大切な応募者情報を守るためにも、自社で確認できる部分から見直し、必要に応じて専門診断も取り入れながら対策を進めていきましょう。

セキュリティー診断さん

ヨシ！ 応募者情報が入るWeb上の入口を診断して、問題があれば制作会社に修正を頼めばいいんだね！ これなら社長にも提案できそう！ (๑•̀ㅂ•́)و✧