セキュリティ文化とは？中小企業で無理なく始める相談と報告の習慣

社員に「セキュリティに注意して」と伝えても、その場限りになってしまうと悩んでいませんか？

一度説明しただけで終わっていたり、怪しいものを見つけても「誰に相談すればいいんだろう」と迷ったりする環境では、なかなか日々の行動につながりません。

「セキュリティ文化」と聞くと少し難しく感じるかもしれませんが、専任担当者がいない中小企業でも、社員が迷わず相談できる環境を整えることから始められます。

この記事では、会社として決めておきたいことと、社員への声かけだけではカバーできないWebサイトの点検についてご紹介します。

セキュリティー診断さん

セキュリティ文化って何？ なんか難しそうだな…。 みんなが意識するなんて、本当にできるの？

なぜ今、セキュリティ文化が重要なのか

セキュリティ文化とは、困ったときにすぐ相談でき、気づいた問題をそのままにしない社内の習慣です。

たとえば、不審なメールや情報の送り間違いに気づいた社員がすぐ相談できれば、大きなトラブルになる前に対応を始められるかもしれません。

大切なのは、細かなルールで社員を縛ることより、「自分たちの会社を自分たちで守る」という意識を社内に広げることです。

そのためには、ルールを伝えて終わりにせず、日頃から声をかけ合い、相談しやすい雰囲気をつくっておきましょう。

セキュリティ文化のために会社で決めておきたいこと

専任担当者がいない会社でも、「何を守るのか」「困ったときに誰へ相談するのか」を決めるところから始められます。

あわせて、早く報告した社員を責めないことも大切です。

会社としての考え方を具体的に伝えておけば、社員も仕事中に迷いにくくなります。

「なぜ守るのか」を社員へ伝える

禁止事項や手順を伝えるだけでは、社員に「なぜそこまで気をつけるのか」が伝わりにくいものです。

「してはいけない」を並べるのではなく、「お客様と会社を一緒に守るため」と目的まで伝えましょう。

たとえば、お客様の連絡先や取引先から預かった資料など、自社で守りたいものを具体的に挙げると、社員も自分の仕事と結び付けて考えやすくなります。

専門用語を並べるより、「不審なメールのリンクを開かない」といった短い例で、どう行動すればよいかを伝えるほうがわかりやすいです。

不審なメールの例を社員へ伝える際は、フィッシング詐欺の手口と対策事例も参考にしてみてください。

セキュリティー診断さん

理由もセットで伝えてくれたら、たしかに「守らなきゃ！」って意識も強くなるかも！

困ったときの相談先を決める

「何かあれば報告を」と伝えるだけでは、いざというときに「誰へ連絡すればいいのか」と迷ってしまいます。

専任担当者がいない場合は、経営者や総務担当者など、最初に相談を受ける人を決めておきましょう。

あわせて、不審なメールや設定ミスに気づいたときの連絡先と、その場でどう動くかも共有しておきます。

たとえば、「不審なメールを見つけたら、リンクを開かず、社内チャットで○○さんへ連絡する」のように、実際の行動が思い浮かぶ形にすると伝わりやすいです。

専用の窓口を用意するのが難しければ、普段使っている連絡手段で誰へ知らせるかを決めるだけでも構いません。

担当者が不在のときの連絡先も決めておくと、社員が返事を待ったまま抱え込まずに済みます。

早く報告した社員を責めない

報告を受けたときは、まず「知らせてくれてありがとう」と受け止めましょう。

ミスを強く責められると、次に何かあったときに「言わないほうがいい」と考えてしまうかもしれません。

誤ってリンクを開いてしまった場合も、何をしたのか、画面に何が表示されたのかを落ち着いて聞き、次の対応につなげます。

そのうえで、なぜ判断に迷ったのかを振り返り、同じことが起きたときにどうするかを共有しておきましょう。

朝礼や社内チャットで短い情報を繰り返し伝えておくと、セキュリティを思い出すきっかけにもなります。

新しく入社した社員にも同じ方針を伝え、「こんなことを相談していいのかな」と迷わせない雰囲気をつくることが大切です。

社員の注意とWebサイトの点検を分ける

社員が不審なメールに気をつけることと、Webサイトそのものに弱点がないかを調べることは、別の対策です。

たとえば、お問い合わせフォームから情報が漏れるような弱点は、社員への注意だけでは見つけられません。

社内では日頃の声かけを続けつつ、専門知識が必要なWebサイトの部分は、外部の力も借りて確認しましょう。

外部からアクセスできるWebサイトの技術的な弱点を確認したいときは、『セキュリティー診断さん』も活用できます。

診断結果があれば、制作会社や保守会社にも「どこを直す必要があるのか」を具体的に相談しやすくなります。

結果を確認したら、対応が必要な部分を制作会社などに共有し、何から直すか、誰に依頼するかを決めましょう。

修正後は、対応済みの内容と、まだ残っている課題を制作会社などに確認しておくと安心です。

対応状況を継続して確認する目安を決めたい場合は、セキュリティ診断のKPI設定も参考にしてみてください。

セキュリティー診断さん

セキュリティ対策って「守り」だけじゃなくて、会社の信頼にも繋がる「攻め」の活動でもあるんだね！

社員への注意だけで終わらせず弱点の点検もしよう

社内では、気になることがあればすぐ相談できる雰囲気をつくり、日頃から短い声かけを続けることが、セキュリティ文化の土台になります。

それとあわせて、社員では確認しにくいWebサイトの弱点も、会社として点検しておくと安心です。

「どこまで確認すればいいのかわからない」という場合は、『セキュリティー診断さん』の診断対象や対応範囲を確認してみましょう。

専門的なところは診断サービスに任せ、自社では結果をもとに制作会社などへ相談する形なら、専任担当者がいない会社でも進めやすいです。

社員への声かけとWebサイトの点検を組み合わせて、自社に合った形でセキュリティ対策を続けていきましょう。

セキュリティー診断さん

ヨシ！ 社内で相談できるようにして、会社としてサイトの点検も進めればいいんだな！ これなら僕でもできそう(๑•̀ㅂ•́)و✧