内部不正による情報持ち出し事例と防止対策を学ぼう

「社員を信頼しているのに、情報管理のルールまで細かく決める必要があるのだろうか」

そう感じる経営者の方もいるかもしれません。

情報管理のルールは社員を疑うためではなく、勘違いや操作ミスも含めて会社と社員の双方を守るためのものです。

今回は、社内で起こり得る3つのケースを見ながら、誰か一人の判断に任せず会社を守るための対策をご紹介します。

社内での周知や教育を見直す際は、従業員のセキュリティ意識を測定・改善する方法も参考にしてみてください。

セキュリティー診断さん

社員を疑うためじゃなくて、会社と社員を守るための仕組みなんだね。 でも、どんなことを決めればいいのかな？

あなたの会社も他人事ではない！内部不正の怖い事例

ここでは、社内で実際に起こり得る場面を3つ見ていきましょう。

退職時の持ち出しだけでなく、悪意のない送信や権限設定のミスでも、情報漏洩につながることがあります。

中小企業では、一人が幅広い仕事や情報を任されていることも珍しくありません。

3つのケースを見ながら、自社にも同じような見落としがないか確認してみましょう。

事例1：退職時に顧客リストを持ち出す

たとえば、退職を控えた社員が顧客リストをUSBメモリへコピーし、社外へ持ち出したとします。

その顧客に別の会社から営業連絡が届けば、これまで築いてきた信用に影響するかもしれません。

会社側にも、どの情報が持ち出されたのかを調べたり、顧客へ事情を説明したりする負担が生じます。

社員への信頼は大切です。

しかし、退職時の権限停止やデータの扱いまで本人の判断だけに任せると、大切な情報を守りきれないことがあります。

セキュリティー診断さん

退職する人だけに判断を任せず、会社の手順として確認する必要があるんだね。 うちの会社でも決めておいたほうがよさそうだな…

事例2：悪意なく会社の情報を自宅へ送る

あるメーカーの社員が、自宅で仕事を続けるため、開発中の設計図を会社の許可なく個人用メールアドレスへ送信したとします。

本人に悪意がなくても、自宅のパソコンがウイルスに感染していれば、設計情報が外部へ漏れるおそれがあります。

漏洩が疑われれば、会社は影響範囲を調べ、取引先への説明や今後の対応を進めなければなりません。

「仕事を早く終わらせたい」という判断でも事故は起こり得ます。

持ち出しの可否と相談先を会社で決めておくことが重要です。

事例3：設定ミスで必要のない人まで閲覧できる

ある会社の情報共有システムで、本来は役員だけが見る経営情報や給与データを、全従業員が閲覧できる設定になっていたとします。

誰も設定の不備に気づかないまま、必要のない人が情報を見て、社外で話してしまうかもしれません。

このケースでは、特定の社員だけでなく、権限を設定した後に見直す担当者が決まっていないことも問題です。

悪意のある持ち出しだけが内部不正対策の対象ではありません。

誤送信や設定ミスにも気づける仕組みが、会社と社員を守ります。

なぜ内部不正は起きてしまうのか？3つの主な原因

3つの例に共通するのは、情報の扱いを誰か一人の判断へ任せてしまうことです。

ルール、アクセス権限、相談しやすい職場環境の3つに分けて原因を確認します。

原因1：ルールがあいまいで守られていない

「会社の情報は勝手に持ち出してはいけない」と伝えるだけでは、人によって判断が分かれます。

何を守る情報とするのか、社外へ持ち出してよいのか、迷ったときに誰へ相談するのか。

これらが決まっていないと、社員は自分の考えで対応せざるを得ません。

本人に悪意がなくても、「これくらいなら大丈夫だろう」という判断が情報漏洩につながる可能性があります。

原因2：誰でも情報に触れられる環境になっている

あなたの会社では、役職や仕事内容に関係なく、同じ情報を見られる状態になっていませんか？

仕事で必要のない人まで閲覧できると、誤操作や持ち出しが起きる機会も増えてしまいます。

• 私物のUSBメモリやスマートフォンを自由に会社のパソコンへ接続できる
• 誰がどのファイルを開いたか、操作の記録を確認していない
• 退職した社員のアカウントが、停止されずに残っている

こうした状態は、次の対策部分で担当者と確認方法を決めて見直しましょう。

原因3：不満やミスを相談しにくい環境になっている

問題を個人の性格や忠誠心だけに結び付けると、会社側で改善できる原因を見落としてしまいます。

仕事への不満を相談できない、誤送信に気づいても報告しにくいといった環境では、問題が表面化しません。

社員が早い段階で相談でき、会社が状況を確認できる職場づくりも、情報管理の仕組みの一部です。

経営者として決めておきたい4つの対策

大切なのは、細かな作業をすべて経営者が行うことではありません。

誰が何を決め、誰が確認するのかを会社の仕組みにすることです。

対策1：守る情報と扱い方を決める

まず、顧客名簿や見積書、設計資料など、社外へ出ると困る情報を決めましょう。

あわせて、社外へ持ち出してよい条件と、判断に迷ったときの報告先を文章にします。

ルールを共有するときは、禁止事項だけでなく、なぜ必要なのかも説明することが大切です。

対策2：閲覧できる人と権限停止の担当を決める

情報へアクセスできるのは、その仕事で本当に必要な人に限ります。

入社時だけでなく、担当変更や異動の際にも権限を見直しましょう。

退職時には、いつ誰がアカウントを停止するのかまで決めておく必要があります。

対策3：操作記録を確認する担当者を決める

操作ログとは、誰が、いつ、どの情報へアクセスし、何を行ったかを確認するための記録です。

記録を保存するだけでなく、定期的に確認する担当者と、異常を見つけたときの報告先を決めましょう。

記録の量が多い場合は、ツールによる検知や通知を使い、担当者が確認しやすい状態を作ります。

対策4：不満やミスを早く相談できる環境を作る

面談や相談窓口を設け、仕事への不満や情報の誤送信を早い段階で伝えられる環境を作りましょう。

問題を隠すよりも、報告したほうが会社と社員の双方を守れると周知することが重要です。

具体的な進め方は、担当者別にセキュリティ文化を定着させる手順も参考にしてみてください。

社内対策とあわせてWebサイトの安全も確認しよう

社内のルールや権限を見直したら、外部に公開しているWebサイトやWebアプリの安全性にも目を向けてみましょう。

こうした部分には、専門知識がなければ自分たちでは気づきにくい弱点が残っていることがあります。

そこで活用できるのが、AIを使ってWebサイトの弱点を調べる『セキュリティー診断さん』です。

見積もりのやり取りをせずに申し込めるため、「専門的なことは詳しいサービスに任せたい」という場合にも利用しやすいです。

診断後は、見つかった弱点や危険度、改善方法を報告書で確認できます。

その報告書を制作会社や管理会社へ共有すれば、どこを優先して直したいのかも相談しやすくなるはずです。

社内の情報管理は自社で整え、専門知識が必要なWebサイトの確認は診断サービスを活用すると、無理なく会社全体の安全対策を進めやすくなるでしょう。

まとめ：社員を信頼しながら、会社を守る仕組みを整えよう

社員を信頼していても、情報の扱いを一人ひとりの判断だけに任せていると、持ち出しや誤送信、設定ミスなど思わぬトラブルにつながることがあります。

だからこそ、守る情報や権限、退職時の対応、相談先などを会社のルールとして決めておくことが大切です。

一度にすべてを整えようとせず、まずは自社で曖昧になっている部分を確認し、担当者と対応方法を決めるところから始めてみましょう。

社内を見直したあとは、専門知識が必要なWebサイトの安全確認に『セキュリティー診断さん』を活用し、診断結果を制作会社や管理会社への相談に役立てる方法もあります。

会社と社員の双方を守るために、できるところから情報管理の仕組みを整えていきましょう。

セキュリティー診断さん

信頼しながら、会社のルールと確認担当を決めることが大切なんだね！ 社内を整理したら、Webサイトは制作会社や診断サービスにも相談してみるよ！